Allez dans le menu Magasin-stock / Livraisons (1). Définissez la date (1') du jour qui vous intéresse. Par défaut, c'est la date du jour. Un listing des livraisons du jour sélectionné s’affiche avec la liste de tous les articles devant être réceptionnés ce jour (2).
Ce listing indique dans la 1ière colonne si c'est un achat au marché ou en gré-à-gré: la dénomination de l'article/ingrédient, le nom du fournisseur, le numéro de bon de commande associé, la quantité attendue (avec le conditionnement prévu) ainsi que le statut (3) . Ce statut pour chaque article se met à jour (9) :
- Livraison en cours : la livraison n'a pas encore été réceptionnée.
- Livré : la quantité livrée est correcte
- Livré (avec problème) : la quantité livrée n'est pas égale à celle de la commande et/ou une partie de la commande a été refusée.
- Refusé : la quantité livrée totale a été refusée à la réception.
- Non livré : la livraison n'a pas eu lieu.
Note : Le listing se réfère individuellement à chaque article commandé. Mais dans la fiche détail de livraison, il sera regroupé avec les autres articles de la même
commande car ils font partis du même bon de commande et donc de la même livraison. Ils apparaîtront ensemble.
Cliquez sur le bouton de l'article que vous réceptionnez. La page détail de livraison apparaît (4). Vous y trouverez:
- Les informations du fournisseur (5),
- le numéro de bon de commande (5'),
- La liste de tous les articles de cette commande (6).
Pour faciliter les contrôles, sont mentionnés le montant total de la commande et celui de la livraison (7) qui évolue en fonction des modifications que vous apportez.
- : - : - : - : - : - : - : - : - : - : -
Pour chaque article de la commande :
- Vérifiez le conditionnement entre ce qui est reçu et ce qui est indiqué sur le bon de livraison du fournisseur (6-1).
- Si le conditionnement ne correspond pas, modifiez-le selon le bon de livraison. Le prix unitaire sera recalculé (6-2) pour prendre en compte le nouveau conditionnement.
- Vérifiez le prix (selon le conditionnement), s’il ne correspond pas, saisissez le prix indiqué sur le bon de livraison (7-2). Une alerte sur la facturation sera générée.
- Vérifiez la quantité réceptionnée (6-3), si elle ne correspond pas, saisissez la quantité effectivement reçue et la quantité rejetée (6-4). La case "anomalie" (6-8) est automatiquement activée en cas de différence de quantité entre la commande et la réception.
- La quantité validée se met à jour à partir de la quantité livrée moins la quantité rejetée.
- En cas de problème de livraison, indiquez la cause dans les commentaires (6-7).
- Cochez la case de sélection (1ière colonne) pour indiquez les articles déjà réceptionnés que vous avez enregistré.
N’oubliez pas d'enregistrer . A partir du moment où vous validez une livraison, l'entrée en stock est automatiquement générée.
La quantité validée et le prix unitaire à la livraison sont utilisés pour calculer l'évolution du stock.
Note :
- Quand vous modifiez la quantité livrée, la case anomalie de livraison se coche automatiquement. Vous pouvez la décocher si vous le souhaitez (sauf s'il y a un rejet même partiel).
- La quantité livrée n’est souvent pas la même que la quantité commandée pour certaines familles d’ingrédients : les viandes, les fromages, les fruits et légumes. Dans ces cas, si vous jugez que la variation de quantité est tout à fait acceptable et normale, nous vous conseillons de décocher la case anomalie.
Après l'enregistrement d'une livraison, la page revient au listing général des commandes du jour (8) avec la mise à jour du statut (9).
Si le prix à la livraison ne correspond pas à celui de la commande (en prenant en compte le conditionnement), un triangle d'alerte s’affiche. En passant la souris dessus, un popup apparaît avec le message d'alerte de prix (10).
Le total HT et TTC (ainsi que la TVA) des livraisons du jour se mettent aussi à jour (11).
Après enregistrement de la livraison, vous pouvez faire une ultime vérification de la livraison en cliquant sur (12).
Comme dans le listing général des commandes du jour, si le prix à la livraison ne correspond pas à celui de la commande (en prenant en compte le conditionnement), un triangle d'alerte s’affiche dans la page « Détail ». En passant la souris dessus, un popup apparait avec le message d'alerte de prix (13).
Dans ce cas, le total de livraison Théorique ne correspond pas au total de commande Réel (14).
Vous pouvez valider globalement la saisie de vos données quand le total livré € TTC correspond bien à ce qui est écrit sur le bon de livraison du fournisseur.